De trainer en de tools. (2) Het ideale, professionele betalingsysteem kiezen

Een gewone webshop of eenvoudige ‘checkout’ om deelnemers voor je trainings- of cursusaanbod af te laten rekenen, voldoet niet voor trainers. Misschien dat deze ‘checkout’ speciaal ontworpen is voor een maximale conversie; je kan er als trainer juist klanten door kwijtraken en dus omzet mislopen.

Wanneer je een uitgebreid keuzeaanbod voor trainingen hebt, of liever met salespagina’s werkt van één product; het is belangrijk dat je over een betaalsysteem met uitgebreide mogelijkheden beschikt om professioneel te kunnen werken voor deze specifieke doelgroep. Ik geef een voorbeeld van hoe dat mis loopt, als je dat niet hebt.

Ik meldde me laatst aan voor een event. Wat viel me op?

Ik kon me aanmelden voor het event zelf, met een diner als optie. Het diner stond als ‘kassakoopje’ in de checkout gepresenteerd, dat vond ik vreemd.

Verder wilde ik een zakenpartner meenemen. Maar het bleek niet mogelijk om voor twee personen aan te melden. Ik moest dus twee keer de checkout doorlopen. Wat een tijdverlies!

Ik kon de aanmelding niet zakelijk doen. Maar dat heb ik wel nodig voor de boekhouding.

Ik rekende af en ontving netjes de factuur, maar daarna geen opvolgmails. Ook ontving ik daarna geen herinneringsmails. Toen het event naderde, moest ik op de website zoeken waar de locatie was. Ik vroeg me af of ik wel aan een mailinglijst was toegevoegd. Kortom, misschien kan het wel met dat systeem dat gebruikt werd, geregeld worden, maar is het te omslachtig om te doen en daarom nagelaten.

Ik heb hieronder even op een rijtje gezet wat er nodig is aan professionele functionaliteiten bij het afrekenen voor coachings- trainings- en opleidingsinstituten en andere kenniswerkers.

Jouw deelnemers moeten zich zonder moeite kunnen aanmelden.

Komt de deelnemer alleen of neemt hij collega’s mee? Het aantal moet aangepast kunnen worden tijdens het afrekenen.
Opgeven voor meerdere producten tegelijk moet mogelijk zijn bij het uitchecken. Wanneer je je bijvoorbeeld wil inschrijven voor een event, wil je óók direct een lidmaatschap, een individuele coachingsessie of een boek erbij kunnen kopen.
Wanneer de deelnemer die zich wil opgeven, niet zelf de factuur betaalt, maar dat door een ander laat doen, moet dat kunnen. De factuur gaat dan naar een andere afzender, met andere (bedrijfs)gegevens erop. Maar de deelnemer zelf is diegene die de emails gaat ontvangen, in een productgroep terechtkomt, aan de mailinglijst wordt toegevoegd. ‘Show up’- emails en andere opvolgings-mails moeten daar terecht komen en niet bij bijvoorbeeld de baas die de factuur betaalt.
De deelnemer moet gelijk met de aankoop toegang tot de online leeromgeving krijgen. Dus niet voor de tweede keer gegevens in laten vullen, want dat is best irritant.
Is er een speciale prijs voor de partner? Dan moet er een speciale link voor de partner zijn, die op hetzelfde moment toegevoegd kan worden bij het afrekenen.
Zit de training vol? Dan moet er in het scherm een wachtlijst-link in beeld komen, waarmee zich moeiteloos kan inschrijven.
De niet-Nederlands sprekende deelnemer moet in het Engels de checkout kunnen doen en ook in het Engels de factuur ontvangen. Nederland wordt steeds internationaler, denk daaraan!
De factuur moet in alle gevallen een zakelijke factuur kunnen zijn, waarop dus de bedrijfsnaam en adresgegevens komen te staan.
Sommige deelnemers betalen liever niet direct, omdat ze de factuur eerst willen declareren. Het kan ook zijn dat ze maar een gedeelte van de factuur zelf betalen. Biedt daarom altijd ‘overmaken’ aan als betaaloptie. Hierin heb jij meer werk, dus eventueel geef je hiervoor extra betaalkosten. Jij moet dan kunnen zorgen dat alle opvolg-acties al wel gestart kunnen worden, zonder dat er nog betaald is.
Bij duurdere diensten moet er direct, óf in termijnen kunnen worden betaald.

Wat is er voor jou als trainer belangrijk?

Je wilt opties kunnen voorleggen aan de klant. Bijvoorbeeld of er speciale dieetwensen zijn, of iemand het boek wil kopen, of iemand wel of niet de overnachting wil. De keuze voor de optie kan de prijs verhogen of juist verlagen en dat wordt in de checkout getoond.
Je wilt de vroegboekkortingen automatisch laten verlopen op de ingestelde datum. Voor bestaande klanten wil je couponcodes kunnen aanmaken.
Voor jouw doelgroep bij gemeente, overheid en stichtingen is het kunnen ‘overmaken’ ipv ‘direct betalen’ heel belangrijk. Het overmaken moet gewoon direct op jouw bankrekening gestort worden en niet via Mollie lopen, dan heeft de klant rustig de tijd ervoor.
Je wilt deelnemers direct toegevoegd hebben aan het juiste niveau in de online leeromgeving. Dat moet je dus bij het product kunnen instellen.
Voor de ‘show up’ op de trainingsdag wil je van te voren reminder e-mails ingepland hebben, of sms-sen hebben klaar staan.
Je wilt in je systeem een automatisch aangevuld en duidelijk overzicht van de groepsleden per training krijgen.
Het e-mailadres van de inschrijver moeten gelijk op de mailinglijst komen, zodat men de de nieuwsbrief gaat ontvangen. Ook kan het moment van inschrijving de start zijn van e-mailreeksen t.b.v. de training of cursus. Of is het een startmoment van de salesfunnel om een nieuw product te verkopen.
Er moet een koppeling met een kalender zijn, waar men zich voor een datum aanmeldt en in de opvolging stroomt.
Je wilt bepaalde trainingscontent makkelijk kunnen hergebruiken en centraal beschikbaar hebben.
Een creditfactuur moet makkelijk aan te maken zijn; van de gehele factuur of voor een gedeelte.
Voor additionele diensten moet je snel losse factuur kunnen maken.

Welk systeem heeft dit allemaal beschikbaar en wat zijn de kosten?

Autorespond heeft al deze functies beschikbaar in de twee modules emailmarketing én shoppincart. De kosten hiervoor zijn vanaf 45 euro per maand. De facturering is volledig ingericht. Er zijn vaste koppelingen met agenda, kalender, en online leeromgeving beschikbaar.

Lees ook deel 1: https://autorespond.nl/de-trainer-en-de-tool/