10 tips bij de keuze voor je afspraken- of boekingssysteem

Of je nu een yoga- of kookschool, academie, opleidings- of trainingsinstituut runt, een goed afspraken-boekingssysteem kan je helpen om meer omzet te genereren en je bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Dat kan vanzelf lopen, wanneer je zorgt dat de tools die je voor het boeken of inplannen van afspraken gebruikt onderdeel maakt van je online eco-systeem.

In dit artikel geef ik je 10 waardevolle tips om het meeste uit je boekingssysteem te halen en om te zorgen dat het een integraal onderdeel van je online marketingstrategie wordt. Daarna volgen enkele tips voor afspraken- of boekingssystemen die je zou kunnen kiezen.

Beluister ook de podcast die we hebben opgenomen over dit onderwerp.

Tip 1: Eerst verkopen, dan pas laten boeken

Het belangrijkste doel van je website is om potentiële klanten aan te trekken en hen producten of diensten te laten kopen. Het boeken van een afspraak komt op de tweede plaats. Laat klanten eerst de dienst kopen en stuur hen vervolgens de link naar het boekingssysteem. Hierdoor voorkom je uitstelgedrag en leg je de verantwoordelijkheid bij de klant om zich aan jouw agenda aan te passen.

Een geïntegreerd boekingssysteem kan klanten na een aankoop direct doorverwijzen naar het boekingssysteem om een afspraak te plannen.
Dit vermindert aarzeling bij klanten en bevordert een vlotte conversie.

Tip 2: Kies voor een geïntegreerd systeem

Een geïntegreerd boekingssysteem is essentieel om tijd en geld te besparen. Door het te koppelen aan je e-mailmarketing en shoppingcart van Autorespond, automatiseer je repetitieve taken en minimaliseer je de kans op fouten. Dit maakt niet alleen je interne processen efficiënter, maar het zorgt er ook voor dat klanten een naadloze ervaring hebben bij het boeken van afspraken.

Een geïntegreerd boekingssysteem kan naadloos samenwerken met je shoppingcart en e-mailmarketing platform zoals Autorespond.
Dit vereenvoudigt het proces voor klanten, waardoor ze snel en efficiënt afspraken kunnen maken.

Tip 3: Koppel een shoppingcart die de conversie verhoogt aan je boekingssysteem

De keuze van de shoppingcart is van groot belang als je een boekingssysteem op je website zet. Ga voor een shoppingcart met functies zoals “orderbumps” (waarbij je aanvullende producten aanbiedt tijdens het afrekenen), after-sale aanbiedingen, testimonials van tevreden klanten en betalingsopties in termijnen. Door deze functies in te zetten, vergroot je de kans dat klanten meer kopen dan oorspronkelijk gepland. In de shoppingcart van Autorespond zitten al deze mogelijkheden.

Een shoppingcart met conversieverhogende functies kan worden geïntegreerd met het boekingssysteem.
Dit zorgt voor een hogere omzet per verkoop en maakt het boeken van afspraken aantrekkelijker.

Tip 4: Zorg voor opvolging met e-mailmarketing vanuit je boekingssysteem

E-mailmarketing is een krachtige tool om klanten te betrekken en op de hoogte te houden. Door automatisch alle klantadressen toe te voegen aan je mailinglijst, zorg je ervoor dat je informatie en relevante updates over de afspraak altijd bij de juiste mensen terechtkomen. Segmentatie is ook essentieel als je gaat opvolgen na de afspraak; het stelt je in staat om gerichte, gepersonaliseerde content te sturen aan een specifieke doelgroep.

Het boekingssysteem kan automatisch klantgegevens naar je e-mailmarketing platform zoals Autorespond sturen.
Hierdoor kun je eenvoudig follow-up e-mails sturen om klanten te herinneren aan hun afspraak of aanvullende diensten aan te bieden.

Tip 5: Start een salesfunnel voor meer omzet na de gemaakte afspraak

Een salesfunnel is een reeks van geautomatiseerde stappen die potentiële klanten doorlopen om hen te overtuigen van de waarde van je producten of diensten. Het stelt je in staat om aan iedereen die een afspraak boekt, aanvullende producten of diensten aan te bieden. Dit verhoogt de gemiddelde waarde van elke klant, wat leidt tot meer omzet.

Het boekingssysteem kan geïntegreerd worden in je salesfunnel, zodat klanten na het maken van een afspraak door de funnel worden geleid.
Dit stelt je in staat om aanvullende diensten aan te bieden en de waarde per klant te verhogen.

Tip 6: Stel indien nodig extra vragen in het verkoopformulier

Als je meer te weten wilt komen over je klanten om hun behoeften beter te begrijpen, voeg dan gerust extra vragen toe aan het verkoopformulier. Dit stelt je in staat om een meer gepersonaliseerde dienstverlening aan te bieden en klanten het gevoel te geven dat je hun behoeften begrijpt.

Het boekingssysteem kan worden aangepast om extra vragen te stellen aan klanten bij het maken van een afspraak.
Deze informatie kan helpen om de afspraak beter af te stemmen op de behoeften van de klant.

Tip 7: Stuur een verlaten winkelwagen e-mail (abandoned cart email)

Automatiseer deze e-mails om 20% meer aankopen te genereren. Een verlaten winkelwagen e-mail is een krachtig hulpmiddel om klanten terug te halen die hun aankoop halverwege hebben afgebroken. Automatiseer dit proces om potentiële verkoopkansen niet te missen. De e-mail kan kortingen of incentives bevatten om klanten te overtuigen hun aankoop te voltooien.

Het boekingssysteem kan geïntegreerd worden met het ‘verlaten winkelwagen e-mail’- proces.
Dit betekent dat als klanten hun boeking niet voltooien, ze een herinneringsmail ontvangen om hen aan te moedigen hun afspraak alsnog in te boeken.

Tip 8: No-show e-mails en SMS mogelijkheid in Autorespond voor afspraken

Het sturen van herinneringen en annuleer- of wijzigingsmeldingen helpt om de opkomst bij afspraken te vergroten. Automatiseer deze meldingen zoveel mogelijk, zodat je niet handmatig klanten hoeft te herinneren. Dit draagt bij aan een soepel verloop van je dienstverlening.

Het boekingssysteem kan automatisch no-show herinneringen en SMS-berichten genereren om klanten aan hun afspraak te herinneren.
Dit verhoogt de kans dat klanten daadwerkelijk verschijnen.

Tip 9: Voorlopige afspraken voor gratis salesgesprekken

Bij salesgesprekken kan het handig zijn om voorlopige afspraken te maken, die men zonder kosten kan boeken. Dit betekent dat je eerst een aantal vragen laat invullen door de klant voordat je de definitieve afspraak inplant. Zo kun je ervoor zorgen dat je kostbare tijd niet verspilt aan gesprekken die mogelijk niet aansluiten bij de behoeften van de klant.

Het boekingssysteem kan worden geconfigureerd om voorlopige afspraken te maken voor salesgesprekken.
Klanten vullen de benodigde informatie in voordat de definitieve afspraak wordt gepland, waardoor je de efficiëntie van je salesproces vergroot.

Tip 10: Onmiddellijke toegang tot de leeromgeving bij aankoop door integratie vanuit Autorespond

Klanten waarderen het wanneer ze na aankoop direct toegang krijgen tot de afgeschermde leeromgeving. Dit bespaart hen tijd en verhoogt de tevredenheid. Zorg dat je boekingssysteem dit soort directe toegang mogelijk maakt om klanten een naadloze ervaring te bieden.

Het boekingssysteem kan worden gekoppeld aan je leeromgeving, zodat klanten direct na aankoop toegang krijgen.
Dit verbetert de klantervaring en bespaart tijd omdat klanten niet handmatig toegang hoeven te krijgen.

Maak een goede overweging of jij een afspraken- of boekingssysteem nodig hebt

Het gebruik van deze 10 tips kan je helpen om meer omzet te genereren en efficiënter te werken. Het is mogelijk om deze strategieën te implementeren met en daarnaast een geschikt boekingssysteem. Maar hoe bepaal je nu of je überhaupt een boekingssysteem nodig hebt?

Het hangt af van je specifieke situatie en kostenoverwegingen. Overweeg of je je doelen kunt bereiken met Autorespond alleen, of dat een extra boekingssysteem noodzakelijk is. Met Autorespond kan je namelijk betaalknoppen op een salespagina zetten, waarmee men ook de boeking doet. Dat kan voor al je diensten, waarvoor je wilt laten aanmelden. Je hebt dan geen apart afspraken-systeem nodig. Uiteraard wil je je kosten zo laag mogelijk houden en met Autorespond kan dit heel eenvoudig. Ook kan je makkelijk formulieren aanmaken voor het laten aanmelden voor alles wat gratis is.

Welk afspraken- of boekingssysteem kies je?

Wanneer je kiest voor een systeem dat met Autorespond gekoppeld is, kan je al het bovenstaande realiseren. Autorespond heeft met Calendly een vaste koppeling. Wil je deze liever niet, zorg dan dat het afspraken-systeem van je keuze een integratie heeft met Zapier, kan het op die manier aan Autorespond gekoppeld worden.

Maar wat ik absoluut aanraad is om, wanneer je een Wordpress-site hebt, te kiezen voor een Wordpress-plugin voor afspraken en boekingen. Alle Wordpress-plugins voor afspraken, die aan WP-fusion verbonden zijn, makkelijk te integreren met Autorespond. Daar komen er steeds meer van bij. Kijk eens naar het gloednieuwe Fluent Forms voor het laten maken van afspraken of Modern Events Calendar voor de ticketverkoop van al je events. Er ontstaan zo nieuwe mogelijkheden om je diensten te promoten. Hiermee kan je het online eco-systeem bouwen, dat zorgt voor meer omzet.

Kiezen voor Platform Essentials

Wanneer je Platform Essentials gaat gebruiken, waarmee Autorespond een diepe integratie heeft die je uitermate veel tijd bespaart en omzet oplevert, heb je al deze premium plugins kant het klaar in het pakket zitten en bespaar je ook nog eens veel geld.

Wil je eens uitproberen hoe dit binnen Autorespond werkt? Start nu een proefaccount en probeer het een maand gratis uit.