Met deze koppeling kun je aanmeldingen en afmeldingen in Calendly doorsturen naar Autorespond. Bij een aanmelding in Calendly wordt het emailadres en de naam en het tijdstip van de aanmelding doorgegeven naar Autorespond en wordt een lijstmanager naar keuze gestart. Ook bij een afmelding kun je aangeven dat er in Autorespond een lijstmanager moet worden gestart.
Ook moet je een zogenaamd token opgeven. Dat token is nodig om de technische koppeling met Calendly te kunnen maken. Hoe kom je aan dat token? Dat leggen we hieronder uit.
Token aanmaken in Calendly
Log in bij Calendly en ga naar hoofdmenu ‘Integrations’ (de link staat bovenin). Je komt op een scherm met verschillende koppelingen. Vrij onderaan staat de ‘API & Webhooks’ koppeling genoemd. Klik hierop, en een sectie met kopje “Personal Access Tokens” verschijnt. Klik op ‘Get a token now’ en kies een willekeurige naam, bijvoorbeeld “Autorespond koppeling”, zodat je later nog kan zien voor welk doel dit token is aangemaakt.
Dit is belangrijk: Klik op de ‘Copy token’ knop en ga in Autorespond naar de Calendly instellingen (via menu ‘Home | Instellingen | Administratie | Externe systemen’). Plak in het veld “Calendly token” het gekopieerde token.
Dit is een hele lange code met letters en cijfers. Je kunt een lijstmanager instellen maar je kunt dit ook op een later moment doen. Klik nu in Autorespond op de knop “Koppeling bijwerken”. Nu is het token bewaard in Autorespond en zijn eventueel ingestelde lijstmanagers gekoppeld aan aan- en afmeldingen in Calendly.
Je kunt altijd op een later moment de lijstmanagers aanpassen en hoeft dan niet opnieuw het token in te voeren.
Een aanmelding in Calendly #
Bij een aanmelding wordt de ingestelde lijstmanager aangeroepen en als er nog geen relatie bestaat met het emailadres dat uit Calendly is meegekomen, dan wordt een nieuwe relatie aangemaakt. Vervolgens worden alle acties van de lijstmanager uitgevoerd.
Daarnaast worden twee vrije velden aangemaakt, een voor de gekozen datum en tijdstip van de meeting en eentje met de naam van de meeting. Die vrije velden worden aan de relatie gekoppeld.
Let op: voor elke relatie wordt maar 1 set van deze twee vrije velden aangemaakt in Autorespond. Dus als iemand zich in de toekomst opnieuw via Calendly inschrijft, worden de twee al bestaande velden hergebruikt en worden de oude waardes van de datum/tijd en de naam van de meeting overschreven met de nieuwe waardes. De twee vrije velden bevatten dus altijd de waardes van de meest recente Calendly aanmelding!
Reacties