Je kunt via Autorespond elektronische facturen (efacturen) als UBL bestanden versturen via het Peppol netwerk.
Wat is e-facturatie en waarom is dit nodig? #
Een e-factuur is een factuur in een bepaald formaat dat via een speciaal netwerk wordt verstuurd volgens de Peppol standaard. Van de Peppol website: “Peppol is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen, orders en timecards. Met Peppol kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudiger, sneller en veiliger elektronische berichten uitwisselen dan met traditionele methoden. Door gebruik te maken van Peppol voldoet u bovendien aan de eis van de overheid om facturen te versturen via e-factureren.”
Wil je in Nederland en Belgie een factuur naar een overheidsdienst sturen? Dan moet dat via een e-factuur. Wil je in Belgie een factuur naar een ondernemer sturen, dan is het zelfs verplicht om dat vanaf 1 januari 2026 via een e-factuur te doen.
Factureer jij aan overheden of aan ondernemers in Belgie? Genoeg redenen om e-facturatie te gaan gebruiken in je Autorespond account. Om gebruik te maken van het Peppol-netwerk werken wij samen met provider Billit die dit mogelijk maakt. Je kunt hier bij hen een account aanmaken voor een gratis proefaccount van drie maanden.
Heb je maar enkele e-facturen per maand of jaar? Dan is er na de proefperiode van drie maanden de mogelijkheid om een gratis account bij Billit te gebruiken.
Activeren van e-facturatie in Autorespond #
Stap 1 Maak een account aan bij Billit
Stap 2 Login op Billit en klik rechtsboven op het poppetje en dan op ‘My Profile’. Onderin staat een sectie ‘API’. Hier kun je een API key aanmaken. Kopieer deze key.
Stap 3 Ga in Autorespond naar menu ‘Instellingen | Koppelingen’ en klik linksonder op ‘E-factureren’. Selecteer bij het bovenste veld ‘Status e-facturatie’ de eerste of tweede optie.
De eerste optie is: Verstuur altijd e-facturen naar zakelijke klanten.
De tweede optie is: Verstuur alleen e-facturen als de klant erom vraagt.
Kies alleen voor de derde optie als je GEEN gebruik maakt van e-facturatie.
Plak de waarde die je in stap 2 had gekopieerd in het veld “API-key”. Bij het derde veld selecteer je de optie “Productie”.
Zorg er wel voor dat bij je eigen gegevens in Autorespond je BTW nummer en/of KvK nummer is ingevuld. Je kunt dit instellen via menu ‘Instellingen | Facturatie’. Deze gegevens moeten identiek zijn met wat je in je Billit account hebt ingesteld.
Extra stap voor de Embedded shop #
Let op: gebruik je de ’embedded shop’ , zorg dan dat bij het product de optie ‘Toon veld voor bedrijfsnaam, btw-nummer en land’ aan staat (tabblad ‘Link & Shop’, sectie ‘Embedded shop’).
Gebruik #
Je hoeft verder niet zoveel te doen om e-facturen via Peppol te versturen. Elke keer als er een factuur wordt aangemaakt, wordt gecontroleerd of er een BTW nummer, Kvk nummer of OIN nummer vastgelegd is bij de klant. Daarnaast geeft de klant zelf aan of hij/zij een e-factuur wil ontvangen.
Autorespond geeft de factuurgegevens door aan Billit, die het omzet naar een UBL-bestand waarmee het via Peppol naar de klant wordt gestuurd. Autorespond zelf stuurt daarnaast de email met de factuur in pdf-formaat naar de klant, zoals je dat gewend bent.
Wanneer je een losse factuur aanmaakt via ‘Nieuwe bestelling’ kun je aangeven of het ook een e-factuur moet zijn. Dat doe je op het eerste tabblad door een vink te plaatsen bij ‘Stuur ook een e-factuur’. Vervolgens wordt automatisch een e-factuur aangemaakt en via het Peppol netwerk verstuurd naar de klant. Daarnaast wordt ook de “normale” factuur in PDF-formaat via email verstuurd naar de klant.
Wat te doen bij mutaties rondom de facturen? #
Let op: de koppeling werkt eenmalig als er een nieuwe factuur of creditfactuur wordt aangemaakt. Aanpassingen in de bestelling die later worden gedaan, of anderssoortige status-aanpassingen zoals bijvoorbeeld het vastleggen van een betaling, worden niet doorgegeven aan Billit.
Je kunt het beste de factuurgegevens in Autorespond als leidend beschouwen. Dus wanneer er mutaties nodig zijn, doe je dat in Autorespond. Maar tegelijkertijd kun je zorgen dat in Billit ook alles kloppend is.
Hieronder worden enkele veelvoorkomende situaties geschetst rondom facturen en hoe je deze het beste kunt oplossen:
De factuur moet qua bedrag gewijzigd worden #
Maak een creditfactuur aan in Autorespond voor het teveel betaalde bedrag en verstuur deze ook als e-factuur, zodat deze ook in Billit terecht komt en bij de klant. Als de klant te weinig heeft betaald moet er een extra factuur worden gemaakt, ook als e-factuur.
De gegevens op de factuur moeten gewijzigd worden #
Het wijzigen van teksten op een factuur doe je in Autorespond zelf en hoeft niet naar Billit doorgestuurd te worden. Dit doe je bij de bestelling. Je hergenereert de factuur en verstuurt deze handmatig naar de klant.
De factuur is vervallen #
Hiervoor maak je een creditfactuur aan ter hoogte van het bedrag en deze verstuur je als e-factuur.
De factuur wordt niet meer betaald #
In overleg met je boekhouder bepaal je hoe je hiermee omgaat.
Je wilt een creditfactuur aanmaken #
Dit doe je in Autorespond, in menu shop | creditfacturen. Op het eerste tabblad zet je een vink bij: Stuur ook een e-factuur. Let op: vul een geldig btw-nummer in op tabblad ‘Begunstigde’. De factuur zal dan als pdf via Autorespond verstuurt worden en óók via de Billit/Peppol link bij de klant terecht komen.
Een losse factuur aanmaken #
Via Menu Shop | Bestellingen | Nieuwe bestelling maak je de factuur aan op de gewone manier. Op het eerste tabblad zet je een vink bij: Verstuur ook een e-factuur. Zorg dat het btw-nummer ingevuld is.
Iemand heeft een bestaande factuur niet betaald, wat doe je? #
Herinneringen sturen doe je in Autorespond, via Menu Shop | Bestellingen | Betalingen | Herinneringen sturen.
Reacties