Problemen oplossen

Vind hier antwoord en een oplossing bij de meest voorkomende vragen en issues die binnen komen bij de support:

– Formulier wordt niet goed getoond op de website na aanpassing #

Maak je gebruik van de wordpress plugin van Autorespond? Als je het formulier in Autorepsond hebt gewijzigd en je klikt op de ververs-knop in je wordpress omgeving (via wordpress-menu Instellingen | Autorespond) dan zou het formulier op iedere plek waar je de macro van dat formulier op je website hebt geplaatst geupdate moeten worden. Als je dat niet direct ziet, dan maak je waarschijnlijk gebruik van een cache-plugin zoals ‘WP super cache’. Ga in dat geval naar het dashboard van die plugin en klik op de knop om de cache leeg te maken. Als je dan de pagina waar het formulier op staat ververst dan zou je de wijziging moeten zien.

– Afmeldlink werkt niet (in testmail) #

In een testmail zijn de site-versie, send-a-friend en afmeld-link uitgeschakeld.

Als je de mail verstuurt via menu Mailings | Eenmalige email, worden de links wel ingeschakeld, en zie je de versie zoals die uiteindelijk wordt verstuurd.
Als je bijlages hebt toegevoegd en je wilt testen, dan moet je de tekst eerst bewaren!

– Email opmaak komt niet overeen met design in Autorespond in elk emailprogramma #

Het kan inderdaad dat er soms kleine weergave verschillend zijn in sommige mailprogramma’s. Verschillende mailprogramma’s interpreteren de code van emails verschillend. Dit is helaas een tekortkoming in de hedendaagse mailwereld en ligt buiten onze controle. De code van onze templates is zo opgemaakt zodat hier zo goed mogelijk rekening mee wordt gehouden, maar een 100% eenduidige weergave in ieder mailprogramma is niet te garanderen, tenzij je de mail zo simpel mogelijk houdt. 

Controleer of je misschien gebruik maakt van een verouderde versie van Microsoft outlook. We hebben begrepen dat dit op oudere versies kan gebeuren, maar helaas hebben we hier geen oplossing voor, zonder dat dit gevolgen zou hebben voor de weergave in nieuwere versies. Een mogelijk oplossing is om je mailprogramma te updaten, of de achtergrond kleur van de blokken aan te passen naar wit zodat dit probleem niet of nauwelijks opvalt.

– Emails worden niet goed afgeleverd terwijl ze wel verstuurd lijken #

Onze mailservers zijn voorzien van de benodigde technische configuraties zodat Autorespond e-mails altijd worden geaccepteerd door de ontvangende mailservers. Maar er vinden controles plaats bij de ontvangende mailservers, om te controleren of de e-mail wel ‘echt’ afkomstig is van diegene die de mail verstuurt. Dat gebeurt door het “From” emailadres van de e-mail (waar dus meestal jouw e-mailadres staat) te vergelijken met de naam van de Autorespond server waarvandaan de mail wordt gestuurd. De naam van onze mailservers eindigen op “e-act.nl”. Sommige ontvangende mailservers vinden het verdacht als die twee namen verschillen. 

Er zijn twee manieren om dit probleem te verhelpen:

  1. Zet bij elke emailtekst (in tabblad Adressering) in het veld “Afzender adres” de naam “info@e-act.nl”. Je kan in alle andere velden gewoon je eigen adres en naam gebruiken, alleen het from-adres moet eindigen op e-act.nl. Ontvangers van de e-mail kunnen nog steeds gewoon replyen naar jouw eigen Reply-to e-mailadres zoals je dat hebt opgegeven. Op deze manier eindigen de namen van zowel het afzenderadres als de mailserver beide op “e-act.nl” en is de mail niet meer verdacht.
  2. Er is ook een technische oplossing zodat je het From-adres niet aan hoeft te passen, maar dat vereist de hulp van je website-beheerder of hosting-provider, en werkt ook alleen als je een eigen website en domeinnaam hebt. Er moet dan een eenmalige aanpassing worden gemaakt in de zogenaamde DNS instellingen van je website. Dat kan de websitebeheerder eventueel voor je doen.  Als je dat wilt, dan kun je de instructies volgen op onderstaande helptekts:

https://autorespond.nl/docs/email-domein-instellen/

– Emails belanden in de spam/promotie #

Om spam- en bounceproblemen te voorkomen wordt er streng gelet op de inhoud van emails en hoe wordt omgegaan met emailadressen. Om een zo optimaal mogelijke ‘deliverability’ te bereiken (geen bouncers, geen berichten in de spambox), is het goed om extra aandacht te besteden aan de volgende zaken:

  1. Correcte inhoud van de emailLet vooral op gebruikte links:- zorg dat alle links beginnen met http: of https: of mailto:- controleer of de gebruikte URL’s kloppen (let op spelfouten en gebruik geen spaties in de URL)- vermijd lokale links (die beginnen met een ‘#’)- gebruik geen URL’s naar genndi.com omdat dat domein als spam-risico wordt gezien- gebruik geen link-verkorters zoals bit.ly en tinyurl.com
  2. Gebruik van plaatjes is prima, maar vermijd overdadig gebruik van plaatjes en zorg dat er ook altijd voldoende tekst in de email staat. En zet de optie “Stuur images mee in het bericht (‘inline images’)” altijd UIT.
  3. Wil je promotie-emails versturen, zorg er dan voor dat de inhoud niet al te “reclame-achtig” overkomt en vermijd teveel hoofdletters, uitroeptekens en woorden als korting, gratis, etc in de onderwerpregel. Een voorbeeld van hoe het laatst bij iemand mis ging was dat in de onderwerpregel ‘1st’ werd gebruikt. Het spamfilter van haar eigen mailprogramma markeerde de mail daarop als spam. Na het veranderen van de onderwerpregel ging het goed. Soms is het dus ook een kwestie van testen.
  1. veel emailproviders hameren erg op een ‘schone lijst’ om spam te voorkomen. Controleer regelmatig en schoon je lijst op, bijvoorbeeld door mensen die 3 tot 6 maanden lang geen email openen te verwijderen

Wat goed is om te doen, is om als iemand zich aanmeldt, de mogelijkheid te bieden jouw emailadres op te nemen in zijn/haar adresboek. Daarmee maak je de kans erg klein dat de e-mail in de spamfilter terecht komt. Hoe dit werkt kun je hier lezen (zie de tip onder kopje ‘Stap 2: Afhandeling na aanmelding’): https://autorespond.nl/docs/een-lijstmanager-maken/

  1. Verder wordt de laatste tijd meer gecontroleerd of de domeinnaam van het afzenderadres (het gedeelte na de @) gelijk is aan de domeinnaam van de mailserver. Je kunt hier wat aan doen door bij de emailtekst  (in tabblad Adressering) in het veld “Afzender adres” de naam “info@e-act.nl” te gebruiken. Je kan in alle andere velden gewoon je eigen adres en naam gebruiken, alleen het from-adres moet eindigen op e-act.nl. Ontvangers van de e-mail kunnen nog steeds gewoon reply-en naar jouw eigen Reply-to e-mailadres zoals je dat hebt opgegeven.Op deze manier eindigen de namen van zowel het afzenderadres als de mailserver beide op “e-act.nl” en dat maakt veel spamfilters minder achterdochtig.

Eventueel kun je ook je eigen domein whitelisten en met je eigen domeinnaam als afzender adres mails versturen uit Autorespond. Zie daarvoor onderstaande helptekst:

https://autorespond.nl/docs/email-domein-instellen/

Het is lastig om 1 oorzaak aan te wijzen maar hopelijk helpt dit!

– Na versturen blijft open rate op 0 staan #

De openrate statistieken in het algemene overzicht van menu Mailings wordt iedere nacht gegenereerd op basis van de statistieken op dat moment. Dit zijn dus niet de ‘live’ statistieken. Die kun je zien als je achter de mailing op het statistieken icoontje klikt.

– Follow-up mails worden dubbel verstuurd #

Als follow-up mails dubbel worden afgeleverd aan een relatie betekent dat vaak dat de lijstmanager meerdere keren gestart is voor die relatie. Iedere keer als een lijstmanager start worden alle follow-up mails ingepland voor die relatie namelijk. Om dit te voorkomen kun je in de lijstmanager instellen dat meerdere keren aanmelden niet is toegestaan. Je kunt dubbel ingeplande follow-up mails verwijderen via menu Lijstmanagers | Geplande E-mails door de betreffende lijstmanager te selecteren en te klikken op ‘verwijder dubbelen’ rechtsboven. Daar kun je overigens ook zien welke follow-up mails nog staan ingepland voor welke relaties.

– Mailing niet verstuurd naar alle groepsleden #

Het kan zijn dat de relaties die geen mailing hebben gekregen in de groep ‘Bounce emailadressen’ of ‘relaties die geen emails meer willen ontvangen’ (unsubscribers). Beide groepen krijgen geen mailings meer uit je administratie. Je kunt in menu Relaties | Groepen zien wie er allemaal in deze groepen zitten.

Unsubscribers zijn relaties die zelf hebben aangegeven geen mailings meer te willen ontvangen. Hier hoef je dus niets aan te doen. 

Bouncers zijn relaties waarbij eerdere mailings niet aankwamen, dit kan verschillende redenen hebben. Vaak is het mailadres verkeerd of had de ontvangende mailserver een tijdelijke fout. Je kunt relaties waarvan je denkt dat de mailadressen goed zijn resetten, waardoor er de volgende mailing weer een mail naar gestuurd zal worden. Doe dit via menu Relaties | Groepen, selecteer de BOUNCERS groep en klik op Beheer Groepsleden. Daar kun je de bouncers weer resetten. Als je weet dat het e-mailadres niet klopt kun je ze eventueel ook geheel verwijderen uit de administratie.

– Kan relatie niet bereiken door email fout #

Als er ’email fout’ staat dan kan het zijn dat er foute url’s in de mail staan. Voor sommige domeinen wordt daar extra streng opgelet omdat de mail anders geblokkeerd wordt door die domeinen. Controleer of het lukt om een testmail van die mail naar jezelf te sturen. Als er foute url’s in de mail staan dan krijg je daar op dat moment een melding van. Als dat inderdaad het geval is dan kun je de url’s corrigeren en de mail daarna alsnog naar de relatie inplannen via menu Relaties | Relatiebeheer. 

Het kan soms ook voorkomen dat een relatie op een suppress lijst komt van onze externe server. Een suppress status kan ontstaan als de relatie zich niet via de afmeldlink in de mail zelf afmeldt, maar via een gegenereerde afmeldlink door het mailprogramma. Onze externe server plaatst de mail dan in de suppress lijst zodat ze geen emails meer krijgen. Soms gebeurt het ook dat een ontvangende mailserver dit zelf automatisch doet. We hebben hier helaas geen invloed op. 

In dat geval kun je zelf een emailadres van de lijst resetten (als die erop staat) via menu “Home | Instellingen | Administratie instellingen”, en dan onderaan bij “Reset een emailadres bij emailserviceproviders.”.

– Aanmelder krijgt een melding ‘te vaak geklikt’ en kan zich niet aanmelden #

We hebben vanwege het groeiend aantal spammers een extra controle op niet-bevestigde opt-in emails toegevoegd: als iemand een lijstmanager-formulier (met opt-in actief) invult, en er wordt geen optin bevestiging ontvangen binnen 4 uur, dan wordt zo’n aanmelding gezien als potentiele spam-aanval. Nieuwe aanmeldingen met hetzelfde emailadres worden dan niet meer verwerkt en in dat geval wordt de foutmelding ‘teveel geklikt’ getoond. Dit is helaas nodig gezien de vele spam-aanvallen die de laatste maanden zijn geconstateerd.

De tekst van deze foutmelding kun je wijzigen via menu Instellingen | Teksten, tab Foutmeldingen en dan ‘teveel geklikt’. Je kunt daar bijvoorbeeld uitleggen dat de relatie waarschijnlijk langer dan 4 uur heeft gewacht met het bevestigen van de aanmelding en het beste even contact met je op kan nemen. 

Om dit op te lossen voor de betreffende relaties kun je dan via menu Lijstmanagers > Optin lijst een vinkje zetten voor het betreffende emailadres en dan klikken op verwijderen. Als het goed is kan de relatie zich dan alsnog aanmelden.  

– Complain mail van externe provider na whitelisten #

Je kunt deze melding krijgen als een relatie in zijn/haar mailprogramma aangeeft dat je email ongewenst is (bijvoorbeeld als het als spam gemarkeerd wordt), in plaats van zich af te melden via de afmeld-link in de email. Vanwege de DNS aanpassing die is doorgevoerd krijg je dit soort feedback nu direct in je email. Je moet in dat geval zelf dat emailadres uit je lijst halen (of in de groep ‘relaties die geen emails meer willen ontvangen’ plaatsen).

Bij bestaande relaties moet je nu dus zelf actie ondernemen om te zorgen dat de betreffende relatie geen emails meer krijgt.

– Groepen samenvoegen #

Dit kan door via menu Relaties | Relaties te filteren op ‘lid van groep’ en vervolgens een groep die je wilt samenvoegen te selecteren. Na het zoeken worden de relaties uit deze groep weergegeven. Als je dan rechtsboven via de Actie-knop klikt op ‘voeg toe aan groep’, kun je deze relaties toevoegen aan een andere groep.