Wat zijn QR registraties? Stel, je organiseert een event. Als alle deelnemers zich melden bij de ontvangstbalie wil je ze snel en efficient registreren.
Tot nu toe deed je dat waarschijnlijk via een uitgedraaide lijst: je vraagt de naam van de deelnemer, zoekt die op in de lijst, zet een vinkje en geeft de deelnemer zijn/haar toegangspas.
Dit kan makkelijker en sneller. Je kunt voorafgaand aan het event iedereen een mail sturen waarin een QR code is opgenomen. Dit is een soort streepjescode die gescand kan worden. Bij aankomst laat de deelnemer zijn/haar QR code zien (via de mobiel) en jij hoeft, ook weer via je mobiel, enkel de QR code te scannen en de deelnemer is gecontroleerd en geregistreerd!
Dus wat zijn de stappen die je moet nemen? Ten eerste moet iemand een QR code ontvangen. Dit gaat via een mail. Je kan een macro-code in een emailtekst plaatsen zodat de ontvanger een link in zijn of haar email krijgt te zien die naar een QR code leidt. Hoe je deze macro in de tekst plaatst, kun je hieronder lezen. In de macro-editor vind je terug onder tabblad ‘Links’ een link naar deze help-pagina. Die QR code kan vervolgens tijdens het event worden gescand.
Stap 1: QR activeren in de administratie #
Ga naar menu Home | Instellingen | Administratie | Externe systemen . Klik links op de sectie ‘Externe systemen’ en klik dan links op ‘QR Registraties’.
Vul hier een code in. Deze toegangscode gebruik je straks op je mobiel, als je mensen gaat registreren.
Stap 2: Invoegen van link naar QR code in een email #
In een emailtekst moet je handmatig een macro invoeren. Deze macro kan twee vormen aannemen, afhankelijk of de deelnemers zich via een lijstmanager hebben opgegeven, of dat ze een product of dienst hebben afgenomen. Hebben ze zich opgegeven voor een lijstmanager, dan moet je de volgende macro gebruiken
{qr.lm999}
Hierbij vul je in plaats van ‘999’ het ID van de betreffende lijstmanager in. Je kunt dit ID terugvinden als je de betreffende lijstmanagerppagina opent. Het staat bovenin tussen de [ ] haakjes. Hebben ze een product gekocht of dienst afgenomen en heeft het event betrekking op dat product, dan gebruik je de onderstaande macro:
{qr.p999}
Hierbij vul je in plaats van ‘999’ het ID van het betreffende product in. Je kunt dit product ID terugvinden in de lijst van producten.
Let op: deze macro wordt, als de mail wordt verstuurd, vervangen door een URL naar de QR code.
Je kan dus het beste eerst een tekst voor de link invoeren: “klik hier voor de QR code”. Vervolgens maak je een link van deze tekst, en vult bij het URL veld de bovenstaande macro-code in.
Gebruik je de macro in een knop, waarbij de URL in het linker tabblad ‘Inhoud’ moet worden opgegeven, dan kun je voorafgaand aan de qr macro het beste nog ‘https://’ toevoegen. Je vult dan dus in het ‘Link’ veld het volgende in:
https://{qr.p999}
Nu kun je de emaitekst bewaren en via een mailing of als followup mail naar de deelnemers versturen. De deelnemers kunnen via de link in hun mail de QR code in hun mobiele telefoon laten zien, of deze uitprinten en meenemen.
Stap 3: Scannen van de QR code #
Bij aanvang van een event laat de deelnemer de QR code zien (uitgeprint of via de mobiele telefoon). Jij scant deze QR code vervolgens op je mobiel in en krijgt direct de betreffende relatiegegevens te zien. Ook wordt deze relatie geregisreerd.
Hoe scan je de QR code?
De camera op de IPhone herkent automatisch een QR code. Android gebruikers kunnen deze app downloaden en installeren:
https://play.google.com/store/apps/details?id=la.droid.qr&hl=nl_NL
Als de code is gescand wordt je doorverwezen naar een scherm waarin de gegevens van de aanmelder worden getoond.
Je kunt daar ook een lijst opvragen van alle registraties op diezelfde dag.
Als je de QR code hebt gescand kom je op een pagina waar je kunt registreren. De eerste keer moet je inloggen. Gebruik daarvoor de toegangscode van je administratie (het eerste veld zoals je normaal altijd inlogt op de administratie) en vervolgens geef je bij het veld ‘QR Registratiecode’ de code op zoals je die in stap 1 hebt aangemaakt.
Klik op ‘Login’ en je komt op de pagina met de gegevens van de zojuist gescande persoon. Klik vervolgens op ‘Registreren om de persoon te registreren. Je kunt bovenin op ‘Lijst’ klikken om een lijst te zien van personen die vandaag (of een eerdere datum) zijn geregistreerd.
Wie is er geweest? #
In de administratie kun je op het relatiescherm relaties filteren die op een bepaalde dag zijn geregistreerd via de QR code. Kies linksboven voor het filter “QR registratie” en selecteer een datum. (In de administratie versie 4 kies je voor Filter “met meer criteria”. Selecteer dan daaronder de optie “Filter op QR registratie” en klik op ‘Start… Kies een datum en klik op ‘Toevoegen’.)
Vervolgens klik je bovenin op ‘Zoek’ om alle registraties van die dag terug te vinden. Je kunt deze personen dan desgewenst in een (nieuwe) groep zetten via de knop ‘Acties’ rechtsboven.
Reacties