Wanneer je de emailtekst (van bijvoorbeeld je nieuwsbrief) klaar hebt, kun je deze gaan inplannen als mailing. Dat kan vanuit de emailtekst zelf via de knop rechtsboven “Bewaren en mailen.” Je komt dan in Menu Mailings terecht en dat gaat het snelst. Maar het kan ook rechtsstreeks via menu Mailings | Nieuwe mailing (rechtsboven in het scherm). Een wizard leidt je door het proces.
Stap 1: Naam en Tekst #
Geef in stap 1 een naam. Het geven van een naam is nodig om de mailing later terug te kunnen vinden en is alleen zichtbaar voor jezelf. Kies bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief januari’. Let op: dit is dus niet de onderwerp-regel van de nieuwsbrief die je gaat versturen, maar een naam die je aan de mailing geeft – dus alleen voor intern gebruik. Selecteer vervolgens de e-mailtekst die je wilt versturen en geef een categorie. Dat laatste zorgt er voor dat je later kunt filteren en snel mailings terug kunt vinden. Klik op Volgende stap.
In deze stap kun je onderin eventueel de mailing opsplitsen in meerdere emails met een eigen subjectregel. De totale mailling wordt dan opgesplitst waarbij de emails worden verdeeld over de doelgroep. Zo kun je de populariteit van verschillende emails met elkaar vergelijken. In de statistieken kun je dan later de open- en clickrates van de verschillende emails naast elkaar zien. Dit werkt het best met grote aantallen relaties. Gebruik hooguit met twee of maximaal drie emails – niet meer.
Stap 2: Tijdstip #
In de tweede stap geef je aan wanneer de nieuwsbrief moet worden verstuurd. Zet de knop om bij ‘Verstuur de mailing komend uur’ wanneer je zo snel mogelijk wilt mailen. Er kan nooit direct verzonden worden omdat het systeem een planning maakt op grond van de drukte en de grootte van de mailing.
Het is mogelijk om deze emailtekst in te plannen op regelmatige basis.
Klik op Volgende stap.
Stap 3: Doelgroep: de lijstmanager van je nieuwsbrief #
In de derde stap bepaal je aan wie de nieuwsbrief moet worden verstuurd. Kies voor je nieuwsbrief als zoekcriterium ‘ Lijstmanagers’ en ‘gestart’ en kies de lijstmanager van je nieuwsbrief. Iedereen die in de groep van die lijstmanager zit zal worden gemaild, ook diegenen die zich nog aanmelden tot een half uur voordat de mailing wordt verstuurd.
Wil je een nieuwsbrief nasturen aan een paar nieuwe relaties? Dat kan door hier te kiezen voor ‘En individuele relaties’. Je komt in een scherm waar je met een vergrootglas kunt zoeken naar een relatie, waarvan je een gedeelte van de naam intypt. Dan schuif je met de muis de relatie naar de rechterkant en klikt daarna op Doorvoeren.
Stap 4: Extra Opties #
Hier zijn twee opties rond het versturen van de nieuwsbrief of andere email.
Bij ‘laatst verstuurde email’ kun je zorgen dat deze tekst als laatst verstuurde email wordt verstuurd aan nieuwe aanmelders van je nieuwsbrief. (N.B. Deze optie is beschikbaar als bij de lijstmanager op het eerste tabblad de optie Stuur de laatst verstuurde email aan nieuwe aanmelders aanstaat.)
Ook kan je instellen dat wanneer iemand zich afmeldt voor je nieuwsbrief, zijn gegevens worden verwijderd uit de administratie. Dat gebeurt tijdens de nacht.
Stap 5: Samenvatting #
In het laatste scherm vind je een overzicht van de opties rondom de mailing. Controleer goed en klik op Bewaren. De mailing wordt opgeslagen en komt bovenin de lijst. De mailing kan verwijderd worden tot uiterlijk anderhalf uur voordat de mailing staat ingepland. Gebruik daarvoor het rode kruisje.
