Met Autorespond kun je simpele enquête-formulieren maken en die laten invullen. Hiertoe maak je per enquête-vraag een ‘vrij veld‘ aan. Deze velden neem je op in het formulier dat je daarna op je website zet. De antwoorden die men geeft, kun je in Autorespond terugvinden door de betreffende relatie te openen en te kijken op tab Vrije velden. Je kunt daarnaast een export naar Excel maken zodat je alle antwoorden bij elkaar (‘geaggregeerd’) kunt zien. Daarnaast maak je een e-mail aan die de mensen direct ontvangen nadat ze de enquête hebben ingevuld, om hen te bedanken en te informeren over het vervolg.
Link van de lijstmanager in je nieuwsbrief zetten.
Voor het maken van het vragenformulier heb je een lijstmanager nodig. Het formulier hiervan zet je op je website. Wanneer je je lezers van je nieuwsbrief een enquête of korte vragenlijst wil laten invullen, kan je in de nieuwsbrief de link van de lijstmanager plaatsen. Deze link vind je onder tabblad Macro’s. Je hoeft aan je lezers in dit geval geen naam te vragen, alleen het emailadres is nodig. Dat komt omdat ze al op je lijst staan en dan weet het systeem al welke naam erbij hoort.
Dit zijn de stappen:
1. Vrije velden maken #
Ga naar menu Relaties | Vrije velden. Klik op Nieuw vrij veld. Geef als titel de eerste vraag op. Afhankelijk van het soort vraag kies je bij het veld ‘Veld-Type’ voor de waarde ‘Ja/Nee’ of ‘Lijst’. Twee voorbeelden:
- Voor de eerste vraag ‘Ik ben geïnteresseerd in een vervolgcursus‘, maken we een vrij veld aan met de titel ‘Ik ben geïnteresseerd in een vervolgcursus’ en type ‘Ja/nee’
- Voor de tweede vraag ‘Ik vind de inhoud van je nieuwsbrieven‘ waarbij de invuller kan kiezen uit een aantal alternatieven, maken we een vrij veld aan met titel ‘Ik vind de inhoud van je nieuwsbrieven’ en type ‘Lijst’. In het vak daaronder zetten we dan een aantal opties. Bijvoorbeeld: ‘helemaal goed’, ‘er is verbetering mogelijk’, en ‘Geen mening’ (alle opties zet je op een aparte regel).
- Wanneer je een open vraag wilt stellen, bijvoorbeeld; Geef je mening, kan je een veld aanmaken met Veldtype; Tekst. Dan komt er in het formulier een tekstveld te staan.
Maak voor elke vraag een nieuw ‘vrij veld’ aan en sla ze op. Zorg dat je ze een categorie meegeeft, dan kan je later makkelijk terugvinden.
2. Bedank e-mailtekst maken #
We maken nu de bedanktekst aanmaken die iedereen ontvangt, direct nadat hij het enquête-formulier heeft ingevuld. Ga naar hoofdmenu Content en klik op Nieuwe e-mailtekst. Kies een template en klik op de knop Volgende. Loop de tab-bladen af en vul de gegevens in. Gebruik voor de onderwerpregel een duidelijk herkenbare tekst, bijvoorbeeld: ‘Bedankt voor het invullen van de enquête X’.
3. De Lijstmanager maken #
Een lijstmanager zorgt ervoor de enquête-resultaten verzameld worden, dat de invullers de bedankmail ontvangen en dat jij genotificeerd wordt dat iemand het formulier heeft ingevuld. Ook worden alle aanmelders opgenomen in een groep, zodat je ze later eventueel nog de resultaten kan mailen. En de lijstmanager heeft een formulier, waarin de vragen zijn opgenomen, dat op de site kan worden gezet.
Ga naar menu Acties en klik op Nieuwe lijstmanager. Geef een naam, bijvoorbeeld ‘enquête (titel). Ga naar stap 2 via knop Volgende rechtsonder.
Kies bij de tweede stap voor enkel ‘opt-in’. Ook kun je hier de tekst aanpassen die wordt getoond direct na het invullen van de enquête. Gebruik ‘Bevestiging aanmelding’ om te bedanken voor het invullen van de vragen. Ga naar stap 3.
In deze stap gaan we zorgen dat er een bedankmail wordt verstuurd. Die maak je aan in Menu Content en voeg je daarna toe bij de Lijstmanager als Followup. Zorg dat de email ‘direct’ wordt verstuurd. Bij tabblad Groepen, geef je de naam van de groep op waarin alle enquête-invullers terechtkomen.
Klik dan op Bewaar en bewerk formulier. Nu kan je het enquêteformulier vormgeven en samenstellen, dat je later op je website gaat zetten. Alle vragen, die je bij Vrije velden hebt aangemaakt, moeten in het formulier opgenomen worden.
4. Formulier maken met de enquête-vragen erin #
Het enige standaardveld in het formulier is het emailadres, dat het beste onderaan kan worden geplaatst. Daarboven zullen de vragen komen.
Klik op tabblad Lay out om het formulier het gewenste uiterlijk te geven.
Op tabblad ‘Velden’ selecteer je de ‘vrije velden’. Voeg ze toe door op Toevoegen te klikken. Doe dit voor alle vrije velden die je hiervoor hebt aangemaakt. Nieuw toegevoegde velden worden standaard onderaan het formulier toegevoegd. Als je de velden op een andere plek wilt hebben, klik je op de pijltjes-knopjes die verschijnen als je de muis boven een veld plaatst. Er verschijnt dan ook een wijzig-knopje (het potlood-icoontje) waarmee je voor dat veld nog extra zaken kan aanpassen. Je kan bijvoorbeeld een extra helptekst opgeven bij dat veld, of meer ruimte opgeven om een tekst in te vullen, of aangeven of het veld verplicht is of niet.
Selecteer deze optie ‘Veld is verplicht’ bij tekstvelden om te zorgen dat de invullers dat veld ook daadwerkelijk invullen.
Klik dan rechtsboven op Bewaren om de wijzigingen op te slaan. Je kunt nu het formulier op je site plaatsen! Meer informatie over hoe je dit moet, vind je hier.
4. De resultaten bekijken #
Zoals in het begin gezegd kun je in Autorespond alleen de resultaten per relatie zien. Dit doe je door de relatie te openen: ga naar menu Relaties | Relatiebeheer, selecteer de betreffende relatie en open het tab-blad Vrije velden.
Je kunt ook een export maken naar Excel van alle relaties die de enquête hebben ingevuld. In de Excel-sheet staan alle relatie-velden, inclusief de vrije velden. Daar kun je dan de resultaten verder verwerken. Ga naar Relaties | Relaties. Kies in het filtergedeelte bovenin bij veld ‘Filter op’ voor ‘Lid van groep’. Selecteer dan in het veld ernaast de enquête-groep (zoals opgegeven bij het maken van de lijstmanager). Klik op Zoek en alle enquête-invullers verschijnen. Klik nu op de knop Acties | Exporteer naar Excel om de gegevens te exporteren naar Excel.
