Hoe kan ik een e-factuur indienen bij de rijksoverheid met Autorespond? (zonder commerciële tussendienst)?

1. E-facturen sturen in Nederland #

Wanneer je opdrachtgever een ministerie of andere rijksoverheidsdienst is, kan je niet meer gewoon een factuur sturen. Nee, het moet een e-factuur zijn, die je indient via een leveranciersportaal van de overheid.

Heb je een vraag over e-factureren aan een organisatie die geen onderdeel is van de Rijksoverheid? Bijvoorbeeld een gemeente of een bedrijf? Neem dan contact op met deze organisatie.

Wanneer dit regelmatig voorkomt in jouw bedrijf, maar het blijft bij overzichtelijke aantallen, is het niet nodig om een speciaal extra pakket hiervoor aan te kopen. Je kan hiervoor gewoon Autorespond gebruiken, het systeem voor je emailmarketing & shoppingcart. Je hoeft dus geen extra kosten te maken voor een commercieel pakket.

Hoe pak je dit aan?

In vijf stappen e-facturen sturen naar de Rijksoverheid met Autorespond #

1. Zorg dat je van je opdrachtgever bij de overheid een ‘ordernummer’ ontvangt; een nummer dat je straks nodig hebt bij het uploaden bij de factuur.  Wanneer je dit vraagt aan je opdrachtgever, zal hij/zij dit aan jou geven. Je moet ook goed weten bij welk ministerie of andere dienst je de factuur wilt indienen. Daarvoor heb je het Organisatie-identificatienummer (OIN) nodig. Kijk voor meer informatie: https://www.helpdesk-efactureren.nl/
   
2. Wanneer je Autorespond als e-factureringssysteem gebruikt, waar we hiervan uit gaan, kan je de factuur die je wilt sturen eerst in Autorespond aanmaken. (Log eerst in en ga naar Menu Shop | Nieuwe bestelling) Er komt dat een pdf beschikbaar, die je kan gaan uploaden als e-factuur. Bijkomend voordeel is hier dat je facturen binnen één systeem houdt en opeenvolgende factuurnummers krijgt. En dat ook de koppeling met je boekhoudsysteem wordt ingeschakeld.
   
3. Is de bestelling online gedaan (via je website), dan bestaat de factuur al in je systeem en kan je deze downloaden. In ‘Menu Bestellingen’, onder de ‘i’ vind je deze factuur terug bij de bestelling. Dat geldt ook voor abonnements- of termijnfacturen. Bij de laatste twee soorten is het aan te raden om in je agenda bij te houden wanneer het weer tijd is om de e-factuur voor een overheids-klant aan te maken.
   
4. De factuur die je gedownload hebt, heeft een pdf-formaat. Deze ga je nu uploaden in het leveranciersportaal van de overheid. Je kan hier het account aanmaken: https://leveranciersportaal.rijksinkopen.nl/
   
5. Bij het aanmaken van de e-factuur heb je de OIN nodig en het ordernummer (zie boven). Verder ga je het factuurnummer van de bestaande Autorespond-factuur overnemen en je gaat de factuur zelf als bijlage toevoegen.
   
   N.B. Er kan alleen via ‘Overmaken’ worden betaald en het enige dat nog rest is zorgen dat, wanneer de factuur is betaald, er handmatig wordt bijgewerkt dat de betaling is voldaan. Dat doe je in Menu Shop | Betalingen | Openstaande betalingen.

2. E-facturen naar de Vlaamse overheid sturen #

De stappen voor het sturen van een e-factuur aan een Vlaamse Overheidsinstelling zijn het zelfde als hierboven, alleen de plaats voor het indienen van de pdf is een andere.

Op deze plaats kan de pdf-factuur upgeload worden als e-factuur: https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-klein-factuurvolume#het-mercuriusportaal

Als je dan klikt op https://digital.belgium.be/e-invoicing/MercuriusLogin.html, kan je helemaal rechtsonder in op LOGIN klikken en een account aanmaken.